DF-ПРО-001 · Как проходит работа
Техническое задание на автоматизацию: что написать подрядчику
- С какого процесса начать автоматизацию и как описать его подрядчику
- Что подготовить до первого письма и нужно ли ТЗ по ГОСТу
- Что зафиксировать до старта и по каким критериям принимать работу
Письмо подрядчику часто начинается с одной строки: «хотим автоматизировать заявки». Через месяц выясняется, что заказчик ждал заявки из почты и мессенджеров сразу в программе учёта клиентов, а исполнитель сделал выгрузку в таблицу. Правы оба: задачу никто не записал.
Для небольшой задачи документ по ГОСТу не нужен. Хватит одной страницы, на которой есть пять вещей: процесс «как есть», реальные примеры, желаемый результат, границы работ и критерии приёмки. Ниже — как собрать такую страницу за вечер.
С какого процесса начать?
Типичная ошибка — объём. Хочется автоматизировать сразу почту, склад, отчёты и переписку, а проект с такой рамкой разваливается раньше первого результата. Возьмите один процесс, который повторяется каждый день, и доведите его до конца.
Чтобы выбрать процесс, ответьте на пять вопросов:
- Что съедает больше всего времени?
- Где идёт эта работа — в таблице, в почте, на бумаге?
- Сколько человек ею заняты?
- Что важнее прямо сейчас?
- Что в этом процессе обязан решать человек?
Последний вопрос отделяет рутину от решений: переносить данные в таблицу может программа, подписывать договор — человек. С этих же вопросов начинается подбор задачи на автоматизацию в студии Deskforge.
Что подготовить до первого письма?
Опишите процесс «как есть»: кто, что и в каком порядке делает руками, в каких программах, где теряется время. Удобнее всего — таблицей. Автор chavalah советовал этот приём ещё в 2012 году: «Удобно это делать в виде таблицы, в которой указать: исполнителей каждого шага, какую информацию они получают на входе, описание каждого шага, какую информацию формируют на выходе» (Хабр).
Пример для приёма заявок, которые сейчас вручную переносят в CRM — программу учёта клиентов и сделок:
| Шаг | Кто делает | Что на входе | Что на выходе |
|---|---|---|---|
| 1 | менеджер | письмо с заявкой на общей почте | имя и телефон в таблице |
| 2 | менеджер | строка таблицы | карточка клиента в CRM |
| 3 | менеджер | карточка в CRM | письмо клиенту с подтверждением |
К таблице добавьте три вещи. Объём: сколько заявок или документов проходит за день, а если точных цифр нет — так и напишите. Исключения: срочные заявки ночью, клиенты без телефона, бумажные документы — обычно именно они удорожают работу. И два-три реальных примера: под придуманные документы решение настроится неверно.
Назначьте одного ответственного с правом решения: когда каждый шаг согласуют несколько руководителей, проект стоит. До передачи рабочих документов подпишите соглашение о конфиденциальности (NDA) — это обычная практика.
Нужно ли ТЗ по ГОСТу?
Нет. Техническое задание — документ, в котором стороны фиксируют, что должно получиться, в каких границах и как проверят результат. Полный формат описан в ГОСТ 34.602-2020: он действует с 1 января 2022 года и заменил стандарт 1989 года (текст стандарта).
Малой задаче такой объём не нужен. Из стандарта полезно взять главное свойство требований: каждое можно проверить. «Система должна работать быстро» проверить нельзя, «отчёт собирается к девяти утра» — можно. Если исполнитель требует ТЗ по ГОСТу на перенос заявок, он перекладывает свою работу на вас.
Что зафиксировать до старта и как принять работу?
Письменно зафиксируйте результат, состав и границы работ, входные материалы, критерии приёмки и число итераций правок. В студии Deskforge этот перечень входит в документ «Заказ», который стороны согласуют до начала работ, — весь порядок описан в гайде.
Границы спасают от фразы «а мы думали, это входит». Перечислите, что остаётся за кадром: другие каналы связи, перенос старых данных, обучение сотрудников. Новое пожелание по ходу — отдельная строка в задании с отдельной оценкой, а не сообщение в переписке.
Критерий приёмки — проверяемое условие: «заявка из письма появляется в CRM», «результат передаётся с исходниками и инструкцией». Обещания роста продаж или позиций в поиске в критерии не годятся: их нельзя проверить. Отказ в приёмке ссылается на конкретный критерий, иначе спорить не о чем.
Договоритесь о раннем пилоте на одном участке процесса. Вы увидите результат ещё в разработке и поправите направление, пока правки дёшевы.
Вопросы и ответы
Кто должен писать ТЗ — заказчик или исполнитель?
Для небольшой задачи удобно так: заказчик описывает процесс и результат своими словами, исполнитель переводит это в проверяемые требования, обе стороны подписывают итог.
Можно ли передавать подрядчику данные клиентов?
Да, по договору поручения: оператором остаётесь вы, а в договоре записаны состав данных, действия с ними, цели и требования к защите. Согласие клиентов на поручение закон по общему правилу тоже требует — как быть в вашем случае, скажет юрист. Облачная нейросеть с серверами за рубежом — это трансграничная передача, о ней заранее уведомляют Роскомнадзор: спросите, где сервис хранит данные. Для настройки обычно хватает обезличенных примеров.
Какие требования подрядчика должны насторожить?
Запрос паролей от банковских кабинетов или ключей с правом перевода денег, подключение сторонних сервисов к вашим данным без согласования, молчание о лицензиях и платных сервисах, которые понадобятся после сдачи.